Co by měl umět dobrý stomatologický software?

Software pro ordinaci 21. století je komplexní informační systém

V kontextu této proměny tak lékaři/manageři řeší business plány a strategie, marketing, cash flow, lidské zdroje, sklady, čekárnu, recepci i software. To vše s cílem uspokojit klientské potřeby a vygenerovat dostatečný zisk pro chod a rozvoj ordinace/firmy. Zároveň však ta samá osoba často řeší každodenní záležitosti provozního charakteru.

Ke své práci tedy majitel ordinace potřebuje efektivní a kvalitní softwarový nástroj, který by mu pomohl ulehčit nejen procesy spojené s rolí lékaře, ale i s jeho rolí managera. Nástroj, který zároveň bude splňovat požadavky recepce, sestřiček, účetní a v neposlední řadě i jejich klientů. Nástroj, který zefektivní každodenní činnosti zúčastněných rolí, tak kromě času šetří i peníze. Již se nelze spokojit s jednoduchým programem, který umožňuje záznam objednání klienta po telefonu, textovou poznámku o průběhu jeho návštěvy, vykázat kód na pojišťovnn na vytvořit přehled nákladů. K tomu „nezbytné“ tabulky v Excelu, samostatný program pro recepci, další pro čekárnu… Moderní software pro ordinace je komplexním informačním systémem firmy, který řeší nejen vykazování léčby, ale také interní procesy v ordinaci, požadavky recepce, čekárnu, finance a statistiky, řídí vztahy se zákazníky, zdroje a sklady. Dokáže zautomatizovat běžné procesy, propojit se s bankou, účetním programem, kartami pacientů. Dobrý stomatologický software pro 21. století tak musí být komplexní informační systém firmy (ERP). Nejen nástroj na vykazování léčby.

Moderní software se umí přizpůsobit požadavkům – roste s ordinací

Je-li ordinace zároveň firma, má také svoji vizi a strategii, ať už formální či intuitivně definovanou. Některá ordinace se specializuje na služby s přidanou hodnotou a není zapojena do systému pojišťoven, má luxusní interiéry a cílí na zámožnější klientelu. Jiná ordinace je zapojena do systému pojišťoven a soustředí se na základní péči. Různé ordinace mají odlišné strategické cíle a tím se liší i jejich očekávání vlastností provozního softwaru. Jeden unifikovaný systém tak nemůže pokrýt veškeré potřeby odlišných zákazníků. Je tedy žádoucí, aby se software dokázal přizpůsobit požadavkům ordinací a měl možnost úprav na míru. Z malé ordinace se může jednou stát velká klinika. Dobrý moderní software bude růst společně s ordinací.

Snadná propojitelnost s dalšími nástroji

V úvodu článku bylo zmíněno, že moderní software musí být komplexní. Co to znamená v praxi? Například to, že software lze rozšířit do recepce a čekárny a propojit s čtečkou karet pojišťovny. Do systému lze propojit telefon, aby se přímo v softwaru zobrazilo, kdo volá a na kdy byl objednán. Popř. lze zasílat zprávy klientů prostřednictvím vlastní SMS brány. Software by také měl také být propojitelný se zobrazovacími zařízeními (rentgen, intraorální kamera apod.), respektive s jejich vlastním ovládacím programem, pro ukládání pořízených snímků rovnou do karty pacienta bez nutnosti je dodatečně nahrávat ručně. Moderní software by měl také umožňovat propojení s bankou, platební bránou a dalšími moderními online technologiemi. Teprve tehdy se stává opravdu komplexním.

Mám data opravdu pod kontrolou? Aneb data jako rukojmí.

Až teprve data vdechnou informačnímu systému funkčnost a smysl. Data jsou samozřejmě klíčová. Jde nejen o zabezpečení daného softwaru proti zcizení dat, ale také o umístění a dostupnost dat. Pokud ordinace přijde o data o pacientech, financích, plánech, kalendářích, bude to velmi zásadní zásah do běhu ordinace. Je třeba si tedy položit otázky, zda má vlastník ordinace data opravdu pod kontrolou. Zda ví, kde přesně jsou data umístěna, kdo všechno k nim má přístup a zda je provozovatel současného softwaru schopen majiteli kdykoliv jeho data poskytnout bez prodlení a ve strojově čitelné formě. Zálohuje je? Kde? Jak? Jak často? Co se stane, když bude chtít uživatel daného softwaru od jeho používání odstoupit? Dostane se ke svým datům nebo budou data zneužita „jako rukojmí“? Moderní software by měl klientům umožnit vytvářet zálohu dat na jimi vybrané úložiště. Mělo by být jasné, kde jsou data umístěna, kdo k nim má přístup a jak s nimi nakládá.

Záleží na tom, kde je software umístěn?

Neméně důležitým faktorem je umístění softwaru. Je-li software umístěn na běžném počítači, kde je běžný operační systém, daný program i samotná báze dat, je potřeba neustále vše aktualizovat a doufat, že příští aktualizace neshodí celý provázaný „ekosystém“. Program, který pro svou aktualizaci potřebuje neustále zásahy uživatele, spuštěné programy třetích stran či dokonce zásah technika v ordinaci, již v dnešní době nemůže nést označení moderní. Taktéž, potřebuji-li pro práci z domu mít puštěn počítač a připojovat se přes VPN či jiné technologie, které většinou nefungují, když to potřebujeme, již patří do řešení minulého století. Moderní informační systém pro zubařskou ordinaci je dostupný přes prohlížeče online, běží na samostatném serveru či cloudu a aktualizuje se bez zásahu uživatele. Dovolí však majiteli omezení přístupu na různá umístění nebo pro specifická zařízení.

Spolehlivá technická podpora jako základ spokojené spolupráce

V neposlední řadě je velmi důležitá podpora softwaru. I sebedokonalejší software potřebuje lidskou podporu. Potřebuje někoho, komu můžete sdělit dotaz, požadavek či připomínku a ten ji s vámi bez odkladu řeší. Ideální je se nepřihlašovat do speciálních support programů, psát e-maily na různá oddělení, ale přímo v softwaru mít nástroj pro komunikaci s technickou podporou.

Zdá se vám, že nároky nastíněné v tomto článku jsou přehnané a stávající dostupný software je nedokáže splnit? Zkuste se podívat na www.Dent21.cz, kde naleznete software pro 21. století.